Starten met Inserve

Met Inserve kun je binnen 5 minuten je IT-dienstverlening op orde hebben. Hier beschrijven we de minimale stappen die nodig zijn om van start te gaan.

Vliegende start demo (11 min)

Bekijk alle uitleg-video's op Vimeo.

Uitleg termen

Zie hier voor uitleg van de basis termen die in Inserve gebruikt worden.

1. Ticketing

Om te starten met de servicedesk hebben we een mailbox nodig. Wanneer deze koppeling is ingesteld worden van alle binnenkomende mails tickets aangemaakt. De communicatie met de klanten zal ook verlopen via deze mailbox.

1.1 Koppel je mailbox

Alle zaken omtrent het koppelen is te vinden in onderstaande handleiding.

https://docs.inserve.nl/nl/article/mailbox-uitlezen

1.2 Configureer je ticketing (optioneel)

Onder: https://[SUBDOMEIN].inserve.nl/settings#ticketing

Is het mogelijk om het ticketscherm te configureren naar eigen wens. Denk hierbij een velden die zichtbaar of verplicht moeten zijn. We hebben hier al een hele sterke basis staan, maar dit is compleet naar eigen wens in te richten.

1.3 Stel je handtekening in (optioneel)

https://docs.inserve.nl/nl/article/handtekening

2. Medewerkers

Voeg je collega's toe zodat ze ook kunnen inloggen.

2.1 pijltje naast Nieuw bovenin > Behandelaar

Kies het juiste type, meestal 'Eerstelijns behandelaar': https://docs.inserve.nl/nl/article/account-types
Kies de juiste rol of rollen. Er moet altijd minimaal één beheerder zijn.

2.2 Stel de juiste rechten in. Onder Instellingen > Rollen en Instellingen > Rechten. Neem eventueel contact op met support om dit goed in te stellen, het is namelijk vrij uitgebreid!

3. Facturatie (optioneel)

Om de facturatie te automatiseren is het mogelijk om te koppelen met jouw facturatiepakket. Met de koppeling halen we alle bedrijven, contactpersonen en artikelen naar Inserve, en sturen we concept-facturen terug.

3.1 Koppel je facturatiepakket

https://docs.inserve.nl/nl/article/facturatiepakket-koppeling

3.2 Stel je activiteiten in

Instellingen > Administratie > Activiteiten

https://docs.inserve.nl/nl/article/automatische-facturatie

3.3 Configureer je factuurregels

https://[SUBDOMEIN].inserve.nl/settings#invoicing

https://docs.inserve.nl/nl/article/automatische-facturatie

4. Klantportaal (optioneel)

Om de facturatie te automatiseren is het mogelijk om te koppelen met jou boekhoudpakket. Bij de koppeling halen we alle bedrijven, contactpersonen en artikelen naar Inserve.

4.1 Stel je eigen domeinnaam in (optioneel)

https://[SUBDOMEIN].inserve.nl/settings#portal

4.2 Stel je eigen huistijl in (optioneel)

https://[SUBDOMEIN].inserve.nl/settings#styling

5. Contracten (optioneel)

Leg je klantafspraken vast en automatiseer je facturatie. Jij geeft aan wat de afspraken met de klant zijn, wij zorgen dat alle uren geautomatiseerd op de factuur komen. Of het nu een abonnement is of een strippenkaart, het is allemaal mogelijk.

5.1 Maak contracten aan

https://docs.inserve.nl/nl/article/contractmodule

6. SLA (optioneel)

Een SLA (Service Level Agreement) wordt gebruikt om gemaakte afspraken met klanten te bewaken én om je eigen dienstverlening te verbeteren. Op alle tickets wordt bijgehouden wanneer de eerste reactie was en wat de oplostijd is (wanneer de ticket gesloten werd). Indien er een SLA actief is, wordt ook bijgehouden hoeveel tijd er nog is voor deze verloopt.

6.1 Maak een SLA aan

https://docs.inserve.nl/nl/article/sla-beheer

7. Integraties (optioneel)

Leg koppelingen naar bijv. RMM integraties om alle assets te synchroniseren naar Inserve.

7.1 Koppel RMM of telefonie integraties

https://inserve.nl/integraties

8. Activeren

Besluit je klant te worden? Gaaf! Volg onderstaande stappen.

8.1 Zorg dat de juiste behandelaars actief zijn. Deze betaal je namelijk.

8.2 Zodra je klaar bent om de omgeving te activeren gebruik je de knop aan de linkerkant 'Proefperiode' of de balk bovenin (de laatste 7 dagen zichtbaar). Je kan dan kiezen voor maandelijks of jaarlijks betalen en een machtiging afgeven voor automatische incasso.

8.3 Mocht je later behandelaars toevoegen of deactiveren, wordt de facturering automatisch aangepast.

Heb je behoefte aan een langere uitlegvideo? Kijk dan ons webinar Van ticket naar factuur terug. Alle modules komen aan bod: ticketing, assetbeheer, tijdregistratie, automatische facturatie, abonnementen, het planbord, offertes, projecten en het klantportaal. Na deze sessie weet jij precies waar je Inserve voor kunt inzetten.