Contractmodule

Als IT dienstverlener of automatiseerder is het verstandig om doorlopende contracten te hebben. Deze zorgen voor continuïteit en rust. Dit kunnen abonnementen voor software zijn, zoals Microsoft licenties en virtuele werkplekken. Maar ook servicecontracten of helpdesk strippenkaarten. Die tweede categorie kan in Inserve bijgehouden worden. De afspraken van de klant rondom facturatie worden er in vastgelegd.

Voor contracten die een strippenkaart zijn vind je hier meer info.

Een contract is gekoppeld aan een dienst. Om een contract aan te maken zullen we eerst een dienst moeten aanmaken. Dit kan bij Instellingen -> Contracten:

Een contract aanmaken

Daarna kunnen we op verschillende manieren deze dienst aan de klant koppelen door middel van het aanmaken van een contract:

Nieuw -> Contract
Bedrijf openen en dan op Nieuw contract klikken.
Contactpersoon openen en dan op Nieuw contract klikken.
Contracten -> Nieuw contract

In het contract kun je aanvullende informatie kwijt zoals periode, startdatum, uurtarieven en einddatum. Een contract kan ook alleen voor bepaalde ticket types en activiteiten gelden. Dat is handig als je bijvoorbeeld tickets van het type 'Wijziging' wel wilt afrekenen.

We adviseren om óf het ticket type óf de activiteit om te bepalen of de uren in een contract vallen. Het filter is en/en, dus als je een ticket type én activiteit instelt, moet de urenregel aan beide voorwaarden voldoen om op het contract te vallen.

Let hierbij op dat de Periode en Start datum na aanmaken contract niet meer te wijzigen zijn.

Vul een 'Uurtarief binnen contract' van 0 euro in als de uren niet los afgerekend moeten worden, bijvoorbeeld in geval van een strippenkaart of helpdesk abonnement (goed bezig met je cashflow!). Meer over strippenkaarten vind je hier.

Na het aanmaken van een contract zullen tijdregels met terugwerkende kracht aan het contract worden toegewezen, mits ze aan de regels voldoen.

Op de contract detail pagina kun je nu zien hoeveel uren al verbruikt zijn binnen de huidige periode.

Op de factuur wordt uiteindelijke rekening gehouden met de regels van de contracten. Onder Instellingen > Facturatie is in te stellen of 0-regels wel of niet op de factuur moeten komen.