Voorkomen dat auto-replies tickets weer openen

Een veelvoorkomend probleem is dat je een reactie stuurt naar de klant en direct de ticket sluit omdat het probleem is opgelost. De contactpersoon blijkt op vakantie te zijn, stuurt een Out-Of-Office (OOO) e-mail waardoor de ticket weer open springt. Op zich geen probleem voor een keer, je sluit de ticket gewoon weer. Maar rondom de kerstdagen kan het wel irritant worden. We hebben hier de volgende oplossing voor: een Outlook regel waarmee de auto-reply verplaatst wordt naar een subfolder.

1. Maak een subfolder. Dit mag onder de Postvak IN of daarbuiten.
2. Stel de volgende regel in. Gebruik als waarde bij 'Berichtkop bevat': 'auto-submitted'. Dat betekent dat de e-mail automatisch gegenereerd was. Dit is dus vaak een auto-responser of een bevestigingsmail van een ticketsysteem (zoals van Inserve). Mocht je deze nog specifieker willen maken kun je gebruik maken van:
   auto-submitted: auto-replied
   auto-submitted: auto-generated
3. Let op: Sommige systemen zoals Zendesk sturen alles als auto-submitted, ook reacties van mensen. Om te voorkomen dat deze óók in je aparte map verplaatst worden, zou je een uitzondering kunnen toevoegen voor Onderwerp bevat > "RE:". Dat is namelijk het enige onderscheid tussen die 2 soorten mails.
    
4. Geniet van de extra seconden die je hier mee gewonnen hebt!