Sjabloon automatisch toepassen op binnenkomende email (Microsoft 365)

Het is mogelijk om automatisch een sjabloon toe te passen op een binnenkomende e-mail. Dit wordt gedaan op basis van de categorie die aan een e-mailbericht is gekoppeld. Deze categorie kan dynamisch worden toegevoegd aan een e-mail door gebruik te maken van een regel in Outlook. Hierin kan volledig worden vastgelegd wanneer een categorie moet worden toegekend.

Voordelen:

De voordelen van deze integratie zijn:

• Je hebt de volledige vrijheid om geautomatiseerd een ticket automatisch te voorzien van bijvoorbeeld specifieke velden of taken.
• Omdat we werken op basis van Outlook-regels, kun je de voorwaarden zo uitgebreid maken als je zelf wilt.

Hoe werkt het?

Je kunt er op de volgende manier gebruik van maken:

Beslis aan welke e-mails je automatisch een sjabloon wilt toepassen.

Leg de voorwaarden vast in de Outlook-regel:

• Belangrijk hierbij is dat je een categorie als actie toevoegt. De categorie kan van alles zijn.
• Wanneer er nu een nieuwe e-mail binnenkomt die voldoet aan je gestelde voorwaarden, zal de categorie automatisch worden toegepast.

In Inserve maak je een ticketsjabloon aan die je wilt toepassen op die specifieke e-mail.

Ga naar Instellingen > Integraties > E-mail en koppel hier je categorie aan het sjabloon. Let op: Momenteel ondersteunt Microsoft niet dat categorieën van een mailbox kunnen worden opgehaald. Maar wanneer er éénmalig een mail is ontvangen met de categorie, herkennen we deze, maar je kunt deze ook handmatig toevoegen.

Elke e-mail met deze specifieke categorie zal nu automatisch het gekoppelde sjabloon krijgen toegepast.